Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Czerwionce-Leszczynach

I. Część ogólna

1. Podstawy prawne działania Ośrodka Pomocy Społecznej:
   • ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity z 2001 r. Dz. U. nr 142 poz. 1591 z późn. zm.),
   • ustawa z dnia 29 listopada 1990 r. o pomocy społecznej (tekst jednolity z 1998 r. Dz. U. nr 64 poz. 414 z późn. zmianami),
   • uchwała nr X/58/90 Rady Narodowej Miasta i Gminy w Leszczynach z dnia 27 lutego 1990 r. w sprawie utworzenia Miejsko-Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Leszczynach,
   • Statut Ośrodka Pomocy Społecznej.
2. Ośrodek Pomocy Społecznej w Czerwionce-Leszczynach, zwany dalej "Ośrodkiem", jest jednostką organizacyjną Gminy i Miasta utworzoną w celu realizacji zadań pomocy społecznej, która podporządkowana jest Radzie Miejskiej w Czerwionce-Leszczynach.
3. Ośrodek realizuje zadania określone ustawą o pomocy społecznej i przepisami wydanymi na jej podstawie, w tym zadania własne Gminy i Miasta, jak i zadania zlecone wynikające z przepisów prawa, zadania wynikające z przepisów powszechnie obowiązujących, uchwał Rady Miejskiej oraz porozumień zawartych przez Gminę i Miasto z organami administracji rządowej i innymi organami.
4. Na czele Ośrodka stoi Dyrektor, który kieruje jego działalnością i reprezentuje go na zewnątrz.
5. Dyrektor działa zgodnie z przepisami prawa, statutem Ośrodka oraz na podstawie upoważnienia Rady Miejskiej i pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Gminy i Miasta.
6. Funkcjonowanie Ośrodka opiera się na zasadach jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
7. Przy załatwianiu spraw stosuje się postanowienia kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
8. Organizację prac kancelaryjnych w Ośrodku określa Instrukcja Kancelaryjna dla organów gmin i związków międzygminnych, wprowadzona w życie Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.

II. Struktura Organizacyjna Ośrodka

1. Strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą:
   • Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej,
   • Zastępca Dyrektora Ośrodka,
   • Pracownicy administracyjno-pomocniczy,
   • Sekcja Finansowo-Księgowa,
   • Sekcja Opieki Środowiskowej.

III. Zakres działania i kompetencje

Dyrektora Ośrodka

1. Sporządzanie bilansu potrzeb i środków w zakresie pomocy.
2. Analiza i ocena zjawisk rodzących zapotrzebowanie na świadczenia pomocy społecznej.
3. Zapewnienie właściwej organizacji pracy Ośrodka umożliwiającej efektywne wykonanie statutowych obowiązków.
4. Planowanie, organizowanie oraz zapewnienie kontroli wykonywania zadań.
5. Przedkładanie Burmistrzowi Gminy i Miasta projektów uchwał.
6. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych z zakresu działania Ośrodka na podstawie upoważnienia Rady Miejskiej.
7. Podejmowanie innych decyzji należących do kompetencji Ośrodka oraz podpisywanie pism i dokumentów wychodzących na zewnątrz.
8. Sprawowanie nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków przez pracowników Ośrodka.
9. Ustalanie zakresu obowiązków uprawnień i odpowiedzialności pracowników Ośrodka.
10. Współdziałanie z istniejącymi na obszarze działania Ośrodka instytucjami społecznymi, Kościołem Katolickim, innymi kościołami i związkami wyznaniowymi, fundacjami, stowarzyszeniami, osobami fizycznymi i prawnymi oraz przedsiębiorcami w zakresie pomocy społecznej.
11. Nadzór nad terminowością i trybem załatwiania skarg i wniosków oraz badanie ich zasadności, analizowanie źródeł i przyczyn.
12. Usprawnianie organizacji, metod i form pracy Ośrodka.
13. Organizowanie i podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej, zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
14. Składanie Radzie Miejskiej corocznych sprawozdań z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w zakresie pomocy społecznej.

Zastępcy dyrektora Ośrodka

1. Kierowanie pracą Ośrodka w czasie nieobecności Dyrektora.
2. Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu działania Ośrodka w ramach upoważnienia udzielonego przez Radę Miejską na wniosek Dyrektora, w czasie nieobecności Dyrektora.
3. Współpraca z Dyrektorem Ośrodka w zakresie kierowania bieżącymi sprawami Ośrodka.
4. Prowadzenie zadań przypisanych do stanowiska administracyjnego tj.:
   • organizowanie i prowadzenie spraw kancelaryjnych,
   • prowadzenie spraw osobowych i socjalnych,
   • prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz ochroną ppoż.,
   • prowadzenie spraw związanych z zaopatrzeniem Ośrodka, w tym zamówieniami publicznymi,
   • inne sprawy, w zależności od potrzeb Ośrodka.

Pracowników administracyjno-pomocniczych Ośrodka

1. Pracownicy administracyjno-pomocniczy Ośrodka podporządkowani są organizacyjnie i służbowo Dyrektorowi Ośrodka, a w czasie jego nieobecności Zastępcy Dyrektora.
   1. Pracownicy administracyjni zajmują się wszystkimi świadczeniami w postaci pieniężnej, rzeczowej i usługowej, tj.:
      • prowadzenie dokumentacji dotyczącej usług opiekuńczych świadczonych przez pomoce sąsiedzkie i siostry PCK,
      • prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy w formie macierzyńskiego zasiłku okresowego oraz macierzyńskiego zasiłku jednorazowego,
      • prowadzenie dokumentacji związanej z przyznawaniem zasiłków rodzinnych i zasiłków pielęgnacyjnych,
      • weryfikacja wywiadów środowiskowych pod względem ich kompletności,
      • prowadzenie dokumentacji związanej z przydzielaniem zasiłków celowych i celowych specjalnych,
      • prowadzenie dokumentacji związanej z dopłatami do "zielonych szkół",
      • prowadzenie dokumentacji związanej z przydzielaniem gorącego posiłku dla dzieci w szkołach oraz zasiłku celowego na opłacenie przedszkola,
      • prowadzenie dokumentacji dotyczącej opłacania składek społecznych i zdrowotnych klientów Ośrodka,
      • obsługa programu "PŁATNIK",
      • prowadzenie spraw związanych ze zwalczaniem i zapobieganiem innym szkodliwym zjawiskom i patologiom, w tym spraw związanych z bezdomnością,
      • prowadzenie dokumentacji związanej z udzielaniem pomocy w formie posiłków w jadłodajni,
      • załatwianie spraw związanych z rehabilitacją,
      • koordynacja działań związanych z rozdysponowaniem otrzymywanych darów, tj. używanej odzieży, sprzętu gospodarstwa domowego, mebli i inne,
      • prowadzenie dokumentacji związanej z przydzielaniem zasiłków stałych wyrównawczych, stałych z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem, gwarantowanego zasiłku okresowego, zasiłku okresowego,
      • kompletowanie dokumentacji w sprawach o umieszczenie w domach pomocy społecznej,
      • kompletowanie dokumentacji w sprawach dotyczących orzekania o stopniu niepełnosprawności,
      • inne sprawy, w zależności od potrzeb.
   2. Do pracowników pomocniczych należą: dozorcy - konserwatorzy oraz sprzątaczki.
      • Obowiązki dozorcy-konserwatora:
        • ochrona mienia w godzinach uzależnionych od potrzeb Ośrodka,
        • drobne naprawy i konserwacje.
      • Obowiązki sprzątaczki:
        • codzienne mycie podłóg biur, korytarza, schodów, wc, umywalek, kafelek ściennych, codzienne opróżnianie koszy na śmieci,
        • odkurzanie mebli w pomieszczeniach biur, włącznie ze ścieraniem kurzu z parapetów okiennych,
        • mycie okien raz w kwartale w pomieszczeniach biurowych, mycie drzwi i futryn raz w kwartale,
        • sprzątanie pomieszczeń biurowych i korytarza w przypadku remontu lub malowania na zasadach ogólnych, tzn. w ramach podstawowej pracy,
        • omiatanie pajęczyn ze ścian,
        • wieszanie firan i zasłon okiennych,
        • mycie mebli biurowych,
        • utrzymywanie w czystości wejścia przed budynkiem Ośrodka.

Sekcji Finansowo-Księgowej

1. Na czele Sekcji Finansowo-Księgowej stoi główna księgowa.
2. Pozostali pracownicy sekcji tj. księgowa i kasjerka są bezpośrednio podporządkowani głównej księgowej.
3. Do zadań pracowników sekcji należy:
   • Obowiązki głównej księgowej:
     • bieżące i prawidłowe prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej, funduszy celowych i środków specjalnych,
     • nadzorowanie całokształtu prac z zakresu rachunkowości,
     • wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi - zgodnie z przepisami dotyczącymi zasad wykonywania budżetu, gospodarki środkami pozabudżetowymi i innymi będącymi w dyspozycji jednostki,
     • przestrzeganie zasad rozliczeń pieniężnych i ochrony wartości pieniężnych,
     • analiza wykorzystania środków budżetowych i pozabudżetowych,
     • sporządzanie sprawozdań z wykonania budżetu oraz bilansu jednostki,
     • dokonywania w ramach kontroli wewnętrznej: wstępnej i następnej kontroli funkcjonalnej, wstępnej kontroli legalności dokumentów dotyczących wykonania planów finansowych jednostki oraz ich zmian, wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych jednostki z planem finansowym,
     • prowadzenie ewidencji środków trwałych,
     • obsługa programu PŁATNIK i Przekaz Elektroniczny,
     • obsługa i zatwierdzanie przelewów w Systemie Bankowości Elektronicznej,
     • prowadzenie dokumentacji podatku VAT,
     • współpraca z organami finansowymi i bankami.
   • Obowiązki księgowej:
     • kompleksowe prowadzenie ewidencji analitycznej i syntetycznej księgowości Ośrodka, zgodnie z planem kont i klasyfikacją budżetową,
     • przyjmowanie i sprawdzanie pod względem rachunkowym wszelkich dokumentów finansowych,
     • dekretacja dokumentów do rejestru zakupów,
     • realizacja polegająca na dokonywaniu podjęć gotówki do kasy i sporządzanie przelewów bankowych,
     • kompletowanie i dekretacja raportów kasowych, wyciągów bankowych i poleceń księgowania,
     • wprowadzanie zadekretowanych dokumentów do komputera,
     • uzgadnianie sald kont syntetycznych i analitycznych oraz sporządzanie wydruków: obroty miesiąca, zestawienia obrotów i sald, dzienniki,
     • kompleksowe prowadzenie ewidencji wynagrodzeń z tytułu umowy-zlecenia, umowy o dzieło tj. : przyjmowanie, sprawdzanie i ewidencja umów, dokonywanie wypłat (gotówkowe i bezgotówkowe), sporządzanie miesięcznych rozliczeń (PK) z rozbiciem na właściwą klasyfikację kosztów i zobowiązań,
     • prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków według odpowiedniej klasyfikacji budżetowej,
     • obsługa programu płacowo-podatkowego tj. sporządzanie deklaracji miesięcznych i rocznych o wysokości potrącanego i odprowadzanego podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT-8A, PIT-8B, PIT-4).
   • Obowiązki kasjerki:
     • prowadzenie kasy Ośrodka Pomocy Społecznej, w tym: wypłata zasiłków, wydawanie bonów żywnościowych, wypłata wynagrodzeń, rachunków i delegacji, rozliczanie zaliczek - przyjmowanie wpłat, odprowadzanie zainkasowanej gotówki na rachunek Ośrodka Pomocy Społecznej w Banku Spółdzielczym O/Czerwionka-Leszczyny w dniu przyjęcia gotówki do kasy, wystawianie czeków i pobieranie gotówki z banku,
     • sporządzanie raportów kasowych odrębnie dla: konta podstawowego, funduszy socjalnych, środka specjalnego,
     • prowadzenie ewidencji druków Ministra Finansów,
     • prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania i wydawanie tych druków zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami (Kasa Przyjmie, Kasa Wyda),
     • kasjerka ponosi odpowiedzialność finansową za stan kasy.

Sekcji Opieki Środowiskowej

1. Sekcja opieki-środowiskowej podporządkowana jest organizacyjnie i służbowo Dyrektorowi Ośrodka, a w czasie jego nieobecności Zastępcy Dyrektora. Obejmuje pracowników socjalnych pracujących w środowisku.

   Do zadań pracowników sekcji należy:

   • wspomaganie osób i rodzin wymagających pomocy w osiągnięciu możliwie pełnej aktywności społecznej, a w szczególności:
     • badanie potrzeb i sporządzanie wywiadów środowiskowych w zakresie pomocy społecznej,
     • prowadzenie w swoich rejonach pracy socjalnej rozumianej jako działalność zawodowa, skierowana na pomoc osobom i rodzinom we wzmocnieniu lub odzyskaniu zdolności do funkcjonowania w społeczeństwie oraz na tworzeniu warunków sprzyjających temu celowi,
   • współdziałanie z grupami i społecznościami lokalnymi, mające na celu rozwijanie w nich zdolności do samodzielnego rozwiązywania własnych problemów,
   • organizowanie różnorodnych form pomocy, a także udział w rozwijaniu infrastruktury odpowiadającej zmieniającym się potrzebom społecznym,
   • zapobieganie procesowi marginalizacji osób i grup, a także przeciwdziałanie negatywnym zjawiskom w środowisku lokalnym.